こんにちは。
ソフトブレーンチャイナ事務局です。
※本メールは弊社社員が名刺を頂いた方を対象に配信させて頂いております。

今回は「案件管理」についての内容を配信させて頂きます。

最近では「案件管理」をしっかりやっていきたいというご要望が多くなっています。
以前は「ウチの営業がどこに行っているか分からない」「訪問して何してきたか分からない」などから「活動管理」をしたいというご要望が多かったのですが、時代の変化や市場の変化等により、しっかりした事をしっかりやっていかないとという様に変化してきている事を感じたりもしています。

「案件管理」「引き合い管理」「進捗管理」「プロセス管理」など、弊社でご提供しているITツールを活用する上ではキーワードになっており、導入なされる企業様ごとにどのように管理していくのかは非常に重要なポイントになります。

そこで今回は「案件管理」の基本などについてご紹介させて頂きます。

【案件管理とは？】
案件管理とは、案件の進捗状況をリアルタイムで記録して管理することです。
重要なのは管理者である営業マネージャーが必要な支援をできたり、営業目標が達成できそうかを判断できたりすることだといえます。

したがって、各営業担当が正確、且つすばやく情報を記録できる仕組みが重要であり、仕組みを実現するのに理解と実践が必要になります。
そこで以下の3つの必要性についてがポイントになってきます。

■案件管理の必要性への理解
■管理項目は5W3Hを基本に入力
■良い案件管理といえる4つの条件

上記についてご案内させて頂きます。

■案件管理の必要性への理解
まずは案件管理の必要性をあらためて理解する事が重要になります。
案件管理は、日々の営業活動の正確な入力が前提になります。
営業業務としては売上げをあげる事が重要ではありますが、案件管理といった業務にも時間をかける必要がある為案件管理についての理解もポイントになります。

そこで、以下3つの必要性から案件管理についてご案内します。
●組織的対応で案件の受注角度を効率よく高める
●営業の属人化撤回
●組織目標や経営意思決定の根源

●組織的対応で案件の受注角度を効率よく高める
案件管理なしだと受注の確度が下がる可能性も多くあります。
先方からの要望や置かれている環境、抱えている課題などさまざまな情報がもたらされ、営業担当個人の力で処理しようとすると負荷が高まるからです。

きちんと案件管理ができていれば、クロージング人員や専門的業務の人員の同行を検討したり、案件を進捗させる為のアドバイスができたりします。
つまり組織的な対応ができ、同じ営業チームでも受注確度を高めた営業活動ができます。

●営業の属人化撤回
営業の属人化を回避するためにも案件管理が必要です。
各営業担当まかせの営業を展開していると、以下のようなリスクがあります。
・転職や退職にともなう売上げ低下などのリスクがある
・組織としての営業実績が個人の意欲やスキルに左右される
・営業担当が不在時、質問や問い合わせへの迅速な対応が困難

案件の営業担当者だけが情報を知っている状況を避け、部署や部門で商談の進捗状況を共有することで、営業活動が属人的になるのを防げます。

●組織目標や経営意思決定の根源
案件管理で情報を残すことは、経営にも大きなメリットがあります。
経営層が売上見込みなどを早期かつ正確に把握することで、企業としての次の一手を考えられるからです。

日々の案件管理が経営に直結しており、正しい経営判断は利益につながり、営業活動の予算を増やせたり人員増加できたりします。

■管理項目は5W3Hを基本に入力
管理する項目は企業によってさまざまですが、基本的には5W3Hがおすすめです。

●  Why（なぜ）：なぜ商談をしたのか

●  When（いつ）：いつ商談をしたのか

●  Where（どこで）：どこで商談をしたのか

●  Who（誰と）：誰と誰が商談をしたのか

●  What（何を）：何をテーマに商談をしたのか

●  How（どのように）：どのように商談が進んだのか

●  How many（どのくらい）：どのくらい商談が進んだのか

●  How much（いくら）：いくらの商談なのか

営業担当者が情報をしっかり入力し、営業マネージャーがより効果的な判断ができるようになってはじめて案件管理をする意味が出てきます。
 営業担当者ごとに記載する項目がちがうと案件管理をする意味がうすれ、管理も大変になるので、5W3Hを基本に項目を増減するのがおすすめです。

■良い案件管理といえる4つの条件
良い案件管理といえる条件は以下の4つが達成できていることです。

●確実な連携
●営業業務の効率化
●営業品質の高度化
●トラブルの防止

上記4点は営業管理をする目的でもあります。
それぞれについて以下ご案内させて頂きます。

●確実な連携
単に案件の情報を管理するだけでなく、組織的な連携をして案件の進捗させることは非常に重要です。
特に営業マネージャーは、案件がどのような進捗状況かを把握して適切な指示を出す必要があります。

●営業業務の効率化
営業活動の効率化は、案件管理本来の目的だといえます。
そもそも各営業担当者が最初に顧客へアプローチをしてから受注するまでの一連のプロセスには、非効率な部分が
潜んでいるものです。案件管理をすることで営業活動のボトルネックを把握でき、効率を高められます。

●営業品質の高度化
営業品質の高度化も良い案件管理に欠かせない条件です。
案件管理をすることで案件の成功理由や失敗理由が明確になり、データとして残せるため営業品質の改善ポイントがわかります。

●トラブルの防止
トラブルの防止も良い案件管理といえる条件です。
適切な案件管理ができていれば適切なスケジュール管理も可能になり、行き当たりばったりの計画の作成を防止できトラブル防止に役立ちます。


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今回は「案件管理」について、ご紹介させて頂きました。
こういった管理は日本だから必要だし可能だというお話も以前は結構ありました。
ただし、中国においても「案件管理」の必要性は間違いなく高まっております。

中国にある日系企業において、営業面の主役は中国人スタッフになってきているのではないでしょうか？
そして経営層にいる日本人の役割りがマネジメント中心になってくる中で「どう判断していくか？」が重要になってきているように感じます。
その「どう判断していくか？」の為には、判断材料が必要になります。
「案件管理」はその判断材料の一つであり、色々な事を判断する上では欠かせないものだと考えております。
今回ご紹介させて頂いた事が皆様の何かしらの参考になるようでしたら幸いです。

長くなりましたが、最後までお読みいただきありがとうございました。
どうぞ宜しくお願い致します。

ソフトブレーンチャイナ
北京西路1701号静安中华大厦1103室
担当：山崎
TEL：186-2106-9110
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