こんにちは。
ソフトブレーンチャイナ事務局です。
※本メールは弊社社員が名刺を頂いた方を対象に配信させて頂いております。

今回は「営業日報」についての内容を配信させて頂きます。

お客様へ訪問してお話させて頂く中で「営業日報」についての話題も結構出てきます。
その中でのお話はだいたい以下のような内容になります。

・日報ではなく感想文になっている。。。
・どこに行ったと一行しか書いてない。。。
・その営業万の主観が入り過ぎていて、真実が見えない。。。
・そもそも日報が出てこない。。。

同様な内容でお困りの方も多いのではないでしょうか？そこで今回は参考までではございますが「営業日報」についての記事とさせて頂きます。

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【営業日報の目的は？】
営業日報は、上司部下それぞれにおいて目的があって作成するものです。
しかし普段、その目的や意義をあまり意識せずにおこなっていないでしょうか？
部下、上司それぞれにとっての意義を押さえておく事は「営業日報」を業務に活かす上で非常に重要になります。

■上司にとっての目的
● 部下がきちんと稼動しているか管理する
● 営業部全体の動向を把握して営業戦略に活かす
● 営業マン個別のノウハウ、ナレッジを蓄積して全員が活用できるようにする

■営業マンにとっての目的
● 1日の稼動の証拠を残す
● 目標達成に向けて最適な行動が取れているか1日を振り返る
● 1日の行動を見直し、翌日からの行動計画に反映させる

■部下に日報を書かせる目的
なぜ「営業日報」を部下に書かせなければいけないのか。
その一番の理由は、部下が予定通りやるべき事を出来ているか？それによりどういった成果が出たのか？
を把握する為です。

もちろん、その日の商談における疑問点／懸念点などを報告させ、適切な指示を与える目的もあります。
部下も作成した以上は、「営業日報」に書いてある成果をちゃんと見てほしい、質問があれば「営業日報」を元に聞いて欲しい、という思いを持っています。

■部下が書いた日報をどのように活用するか
「営業日報」で部下の状況を把握し、その情報から改善点や阻害要因を探って次の一手の指示出しを行うことが「営業日報」を書かせる目的です。
ただ何をしたかだけを把握するのではなく、PDCAサイクルを回す為に「営業日報」を活用することが重要です。

また、予定通りに数値が動いているかを日々、把握する目的もあるため、予実管理としての活用法もあります。


【営業日報を書くことによって生じるメリット／デメリット】
日報には上記の目的実現および、それに付随したメリットのほか、デメリットもあります。

■営業日報のメリット
● 上司目線
1、営業マンの稼動管理
2、マネジメントとして必要に応じ指導／アドバイス出来る

● 営業目線
1、上司への報連相のルーティン化
2、議事録、証拠としての機能を果たす

■営業日報のデメリット
● 上司目線
1、まとめきれない、読む時間がない
2、分析や戦略まで活かす時間がない

● 営業目線
1、作成に時間がかかる為、無駄と感じる事が多い
2、形骸化しやすい
3、上記の結果として、モチベーションの低下につながりやすい

上司目線と営業マン目線がかみ合うと、共通の目的の下、目標達成・成果までの戦略を立てるためのツールとして「営業日報」が活かされ、メリットがもたらされます。

しかし、実際にはそううまくは活かせず、特に日報を日々作成する営業マンのモチベーションを損ねている部分は大きいかもしれません。

累計すれば膨大な時間を毎日の日報作成に注ぎ、それが自分の成長・目標にどう役に立っているか実感できなければ当然モチベーションは下がることになりますし、無駄・徒労といった感覚しかない、というのが営業マンの本音です。

また、日報作成の無駄は、日報を見る側にも弊害を生みます。
「日報は簡単でいいから、残しておいて」といったように形骸化してしまうケースも生じがちです。
そして、日報が形骸化しても作成する部下のモチベーションが下がらないようにしようと努力すれば、内容の確認など「フォローアップ活動」のために別の時間が増えることになります。
その上、フォローアップしているにも関わらず、現場の実情がなかなか見えてこない、という事態に陥りかねません。


【営業マンとマネージャーが抱える営業日報への悩みと解決策】
営業マン・マネージャーのそれぞれの悩みを改めてまとめますと、多くの営業部門では以下のような悩みを抱えているように考えられます。

■営業マンの悩み
● 日報は時間がかかるわりに活用されていない
● 案件報告／日報／会議資料など同じ内容を何度も報告している
● 日報を書く為に残業する場合もある

■営業マネージャーの悩み
● 営業マンによって日報の内容がバラバラ
● 報告の中身が把握しづらく、営業現場の状況が見えてこない
● 過去の進捗状況など営業プロセスが振り返れず、指示する事が難しい

効率性が低く、無駄な工数に時間が割かれること、また、目的意識も、日報作成・分析が目的に役立つものであるとの実感もない、ということが双方を悩ませています。

では、営業マン・営業マネージャーの日報に費やす時間を減らし、日報を書くことに意味を持たせるようにするにはどうすればよいのでしょうか？

■営業日報を書かせる／書く際に注意すべきポイント
ポイントとしては、日報の入力が負担にならないように、簡潔に報告が出来る方法にすることです。
例えば、プルダウンメニューの選択方式や箇条書きで報告させることです。

テキストでの報告としてしまうと、文章のニュアンスでとらえ方が変わってきて受注確度などの精度が低くなる可能性があります。

そのため、活動内容やその進捗、報告してほしい項目などをあらかじめ話し合い、決定しておきましょう。
また、人によって違う判断にならないように、ランク付けの定義も必ず行うべきです。
そうしたテンプレート化・定型化を通じて、精度の高い日報になり、見込みも出しやすくなります。

上記により、上司としては簡潔な報告の中に把握したい内容がつまったものになります。
部下としても今までかかっていた作成時間が短縮化でき、記述する内容に迷ったりする事もなくなります。
また、営業マンによってバラバラだった内容も定型化されている為、統一され個人差がなくなります。


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今回は「営業日報」について、参考までではございますが記載させて頂きました。
私も営業をしている中で、日報について面倒に感じた事は山ほどあります。。。
その報告を自分の営業にどう活かすか、その為に必要な情報をどう定型化するかなどと考えられるようになったのはだいぶ後になってからだったりします。。。
また、マネジメントをする立場になってからも、チェックする時間に悩んだりもしました。。。
と、「営業日報」は営業現場にとっては非常に難しいものである事は十分に承知しております。

そして「中国では営業マンに日報を書いてもらう事は難しい」という話は確かに多くの会社さんから聞きます。
ただ、「営業日報」は営業面で成果を出していく為には、必要なものの一つではあります。
難しくともどう取り組んでいくかは、現在だけでなく将来にも影響が出るかもしれません。
いかに手間を減らしつつ内容の濃いものにしていくか、今回の記載内容が少しでも何かしらの参考になるようであれば幸いです。


長くなりましたが、最後までお読みいただきありがとうございました。
どうぞ宜しくお願い致します。

ソフトブレーンチャイナ
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担当：山崎
TEL：186-2106-9110
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