こんにちは。
ソフトブレーンチャイナ事務局です。
※本メールは弊社社員が名刺を頂いた方を対象に配信させて頂いております。

今回は「営業管理を成功に導く4つのマネジメントポイント」についての内容を配信させて頂きます。

今年様々なお客様とお話などした中で、中国においても「営業管理」の必要性が高まってきたように感じております。

今年の下期は半導体不足や材料関連の価格高騰、電力不足などネガティブ面につながるような話題も多かったように思いますが、その中でも「ローカル企業との競争が厳しくなってきた」といった話題も多くなっております。

そんな環境下において、多くの企業様が「中国市場で売っていく為に」という事に対し、今までとは違う取り組みなどを検討したり、新たな取り組みを始めたりしております。その選択肢の一つとして「営業管理」がございます。

そこで今回は参考までではございますが「営業管理を成功に導く4つのマネジメントポイント」についての記事とさせて頂きます。
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【営業管理を成功に導く4つのマネジメントポイント】
予実管理や案件管理などの営業管理には、Excelをはじめとしたスプレッドシートがよく利用されています。
案件の進捗状況などを一覧化して管理できるメリットがある一方で、営業管理がうまくいかずに課題を感じている方も数多く存在します。

そこで、まずはExcelを利用した営業管理の限界をご説明させて頂きます。

その後に営業管理をする意味、営業管理に必要な4つのマネジメント、営業管理ツールをおすすめする理由について触れていきます。




■Excelでありがちな営業管理と悩み
先ほどお伝えしたとおり、Excelは営業現場でよく使われるツールです。
IT部門に相談しなくても営業管理に必要な道具を作成できる一方で、見逃せないデメリットもあります。
まずはこの点について考えていきましょう。

【Excelで行われがちな営業管理】
Excelを使用している営業現場では、以下のようなことが行われがちです。

●営業担当者別に、Excelファイルのバージョンがバラバラ
●目的別、用途別にExcelファイルがバラバラに作られる
●報告すべき資料が増えると、新しいExcelファイルが作成され、新たな入力が発生する
●目的がよく分からないのに入力しているシートがある

これらは営業活動の足を引っ張る要因になってしまいがちであり、Excelで営業管理を行う際の悩みに
つながります。

【Excelで営業管理を行う際の悩み】
営業管理に使われるExcelには、いくつかの課題があります。
以下のようExcelで営業管理を行う際の悩みを3点取り上げ、ご説明させて頂きます。

◆どれが最新かひと目でわからない
「同じような名前のExcelファイルがいくつもあるのでけれど、どれが最新？」Excelを使っていると
このような会話を耳にした方も多いのではないでしょうか？
Excelはファイルで配布される為、以下のデメリットがあります。

●簡単にいくらでも複製できてしまう
●更新日やバージョンを明示しない限り、どれが最新かひと目でわからない
●使用するファイルのバージョンを強制できない
（例えば最新版以外はファイルをダブルクリックしても開けない、といった処置はほぼ不可能）

この為最新のフォーマットを配布したつもりなのに、部下はそれぞれバラバラのフォーマットで提出する事態が起こり得ます。
この事は、必要な報告事項がまとめづらい結果につながります。

◆Excelファイルの数に比例して、入力項目も増える
「新しく報告すべき事項や、まとめるべき事項が増えたので、Excelファイルを追加する」
このような事も良くあるのではないでしょうか。
この場合、他のExcelファイルに入力されている情報を活用する事は難しく、新しいExcel
ファイルに必要な情報を手入力しなければならない事がほとんどです。

その為、ファイルや入力項目が増えるたびに、入力する手間も増えます。
コピー&ペーストで対応するにしても、手間はかかります。
加えて転記ミスなどのミスが起こる可能性もあり、正確性が損なわれるリスクも増します。

◆営業担当者から上がってきた情報の分析にタイムラグが発生する
Excelを使う事の問題点にはファイルを跨いだ、あるいは複数のファイルをまとめた分析が
難しいという課題もあります。

例えば個々の営業の実績と課題をまとめたファイルを元に、チーム全体のリスクや業績予測を
立てるといった場合は、どう対応すれば良いでしょうか。
おそらく「全員のExcelファイルを集めて一括して分析」といった操作は難しく、営業部門の
責任者が手入力しなければならないでしょう。
もちろん、専用のファイルも新しく作らなければなりません。

営業担当者の情報がすべて集まってから入力作業を始めるならば、分析結果が出るまでの
タイムラグが避けられません。
その遅れが競合に一歩遅れを取る可能性もあります。
入力すべき項目が膨大であれば、責任者といえども途中で分析をあきらめてしまいかねません。

■そもそも営業管理をする意味は？
営業管理を行う最大の目的は、「予算達成」です。
予算達せ気の実現には、4つの視点で営業管理を行う事が効果的です。

①予算と実績にどのくらいのギャップがあるのか把握する　（ギャップマネジメント）
②ギャップを埋める為の見込み案件はどうなっているのかを把握する　（案件マネジメント）
③見込み案件に対して、的確に行動出来ているのかを把握する　（行動マネジメント）
④予算達成に向けたモチベーションを保てているのかを把握する　（モチベーションマネジメント）

上記の4つを、①→②→③→④の順でマネジメントする事が重要なポイントになるかと思います。

4つのマネジメントは連動しています。
成功へのプロセスも踏まえたマネジメントを行う事で、行動とモチベーションを高め生産性を最大化させる事が可能になります。
また、重要な事として継続的な向上し続ける仕組みを構築する事も重要になります。

■成功する営業管理で求められる4つのマネジメント
4つのマネジメントでは、どのような事を実施すれば良いのでしょうか。
それぞれのマネジメントについて、ご説明させて頂きます。

【ギャップマネジメント（ギャップ管理・目標管理）】
「ギャップマネジメント」とは、予算と実績の間で生まれるギャップを埋める管理を指します。

個々の営業部員は、常に計画通りの営業成績を上げ続けられるとは限りません。
時には、目標からかけ離れていくばかりという場合もあるでしょう。
予算の達成には、実績とのギャップを理由も含めて確認し、進捗状況を注視する事が不可欠です。

一方で、予算を楽にクリアしそうな営業部員には、さらに頑張ってもらわなければなりません。ストレッチゴールは、このような方への「第二の目標」として設定されます。
ストレッチゴールの設定により営業部員のやる気と能力を引き出し、営業成績の向上に寄与できます。

【案件マネジメント（案件管理）】
「案件マネジメント」とは、個々の案件に関する情報を把握し、成約率を向上させる取り組みの事です。

予算の達成には、1つでも多くの案件を成約に導く事が重要です。
その為には案件に関する情報や進捗状況を適切に把握し、成約までの戦略を練る必要があります。

案件マネジメントでは成約に至るまでの要素を、しっかり把握し管理しなければなりません。もちろん管理すべき項目は、取り扱う業種や商材などにより大きく異なります。
しかし、一般的に管理される項目としては以下のものが挙げられます。

●案件に関する顧客の意気込み（例：前向き、後ろ向き）
●顧客側のキーパーソン
●案件における規模
●売上予定日
●競合他社の情報
●受注の確度や、商談の状況（前進か、後退か）
●顧客との合意事項
●顧客への提案内容

【行動マネジメント（行動管理）】
「行動マネジメント」とは、営業部員の行動を管理し、売上UPにつながる行動を推進する事を指します。

案件を受注につなげるには、受注確度が高い案件に集中して営業活動を行う必要があります。
すべての案件を均等に訪問する代わりに、Aランクの顧客を優先して訪問する事は代表的な例になります。

行動マネジメントでは営業部員が無駄な行動をしていないかチェックし、売上に貢献する行動に変えるように促す事が求められます。

【モチベーションマネジメント（モチベーション管理）】
営業職において、モチベーションは売上を上げ業績を向上させる重要な役割を担ってます。「モチベーションマネジメント」は、モチベーションを高く保つように工夫し管理する事です。

モチベーションが下がる理由の一例として、以下のものが挙げられます。

●売上が上がらない
●アポが取れない
●毎日同じ事の繰り返しで、成長が実感できない

上司は成果が上がらない理由を分析した上で、モチベーションが上りやすい環境を作る事が求められます。ヒントを与えて解決を手助けする事でやる気を引き出し、モチベーションを上げる事ができます。

モチベーションのUPには、以下の対応や対策も求められます。

●コミュニケーションを取りやすくするなど、職場環境を改善する
●部下の個人的な悩みを聞き、解決できるようにサポートする
●場当たり的な指導ｗしない
●フィードバックをできるだけ早く、きちんと行う

加えて上司自身が信頼され相談されやすいよう、日頃からのコミュニケーションにも気をつける必要があるのかもしれません。


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今回は「営業管理」について、参考までではございますが記載させて頂きました。

冒頭でも記載させて頂きましたが、中国市場の中で売っていくという事自体が難しい時代になってきていると感じてらっしゃる方も多いのではないでしょうか？
また、様々なコスト上昇などで利益を出していく事も難しくなってきております。

その様な状況の中で「今まではやらなくても何とかなった」という事に、しっかりと向き合っていくそして取り組みを進めていくといった必要性は日に日に高まっております。

その取り組みの一環として「営業管理」についてもしっかり向き合い、進めていっている
企業様が増えてきております。
日系の企業様だけでなく、中系の企業様からも「営業管理」への関心は高まっております。

今回ご案内させて頂いた「営業管理」についての内容が、何かしらの参考になり何かしらの改善の為の取り組みにつながるようでしたら幸いです。


長くなりましたが、最後までお読みいただきありがとうございました。
どうぞ宜しくお願い致します。

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